Після повернення в Україну треба легалізувати всі документи: про що йдеться

Всі офіційні документи, які були видані в іншій державі, для їх використання в Україні мають бути легалізовані. Така сама схема діє і з українськими документами, які видали в Україні: щоб використовувати їх за кордоном, також потрібна легалізація.

Після вторгнення РФ деякі країни в багатьох випадках вже не висувають до українських документів від біженців суворих вимог. Але все ж основних правил необхідно дотримуватись.

Навіщо потрібна легалізація документів за кордоном і в Україні і як її провести – у колонці для TRAVEL РБК-Україна розповіла адвокат та старший юрист АО “Expatpro” Катерина Затулко.

Які документи можна не легалізовувати в Україні

На час війни деякі країни тимчасово приймають документи, видані в Україні, без легалізації лише за наявності нотаріального перекладу.

Наприклад, для призначення соціальних виплат у Німеччині, особи, які звернулися за тимчасовим захистом, можуть пред’являти свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, документи про освіту тощо без їх належної легалізації. Також цього року німецькі вищі навчальні заклади приймають документи українських вступників без вимоги щодо їх легалізації.

Україна таких спрощених умов на період війни не вводила, тому всі документи, видані в інших державах мають бути легалізовані для їх використання в Україні.

Виключення щодо легалізації документів:

• паспорти;
• листування;
• господарські документи (ненотаріальні договори та акти приймання-передач, рахунки, бухгалтерські та кадрові документи тощо);
• банківські документи;
• дозволи на носіння зброї;
• посвідчення водія та свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів;
• нормативні акти та розʼяснення до них.

Фото: Виключення щодо легалізації становлять зокрема банківські документи (Віталій Носач/РБК-Україна)

Легалізація та апостиль – в чому різниця?

Легалізація – це підтвердження компетентним органом країни (частіше за все це міністерство юстиції або міністерство закордонних справ), в якій було отримано певний документ, того факту, що цей документ видано із дотриманням процедури, за визначеною законодавством формою, та на час його видання документ підписаний уповноваженою на те особою.

Після отримання печатки про легалізацію треба отримати другу печатку в консульстві держави, в якій потім цей документ планується використовувати.

У разі, якщо ви вже знаходитеся в Україні із документами, виданими в іноземній державі, то за легалізацією потрібно звернутися до посольства/консульства України тієї держави, в якій було отримано документ, а потім звернутися до Міністерства закордонних справ України.

Є низка держав, які підписали конвенцію про скасування вимоги щодо легалізації, якою передбачається проставлення апостиля (Гаазька конвенція 1961 року).

На мій погляд, апостиль – це спрощена процедура легалізації. Просто для проставлення апостиля не потрібно ходити в декілька органів, а кожна держава-учасниця конвенції призначила відповідальний орган для проставлення апостиля на певному документі.

Фото: Документи апостилюються офіційними органами, наприклад, Міністерствами (Віталій Носач/РБК-Україна)

Так, наприклад, документи, що видані в Україні для їх використання закордоном апостилюються наступними органами:

• Міністерством юстиції України – документів, що видаються РАЦСами, нотаріусами, виконавцями, іншими органами юстиції та судами;
• Міністерством освіти та науки України – документів про освіту;
• Міністерством закордонних справ України – всіх інших документів.

Форма апостиля встановлена в конвенції. По суті це штамп, який проставляють на самому документі або на листку, який пришивається безпосередньо до документа.

Для застосування документа закордоном робиться зазвичай переклад сертифікованим перекладачем, підпис якого завіряється нотаріусом. Такий переклад підшивається до оригіналу документа з легалізацією/апостилем.

В деяких країнах вимагають наявність подвійного апостиля – перший апостиль проставляється як підтвердження дійсності самого документа, а другий апостиль проставляється як підтвердження дійсності підпису нотаріуса на перекладі.

Тим часом українці у Польщі активно купують вживані автомобілі. Але не всі знають про документування покупки та варіанти сплати податку. Ми повідомляли, що треба знати про купівлю вживаного авто у Польщі.

Термінові та важливі повідомлення про війну Росії проти України читайте на каналі РБК-Україна в Telegram.

Де легалізувати документ

Апостиль проставляється на документі, який використовуватимуть у країні, яка ввійшла до переліку країн-учасниць, що підписали Гаазьку Конвенцію. Підписання Конвенції передбачає домовленість між країнами-учасницями про скасування вимог консульської легалізації іноземних офіційних документів, для використання на їх територіях.

Якщо ж країна не входить до переліку країн-учасниць Гаазької Конвенції, то документ виданий в цій країні потребує здійснення його консульської легалізації у посольстві тієї країни, де заплановано цей документ пред’являти.

3. Що таке апостиль?

Апостиль – це офіційний спеціальний штамп на документі, який має назву «Apostille» (у деяких країнах має вигляд окремого листка закріплений з документом), який проставляється компетентним органом держави, в якій складено документ. Апостиль, наразі, посвідчує справжність підписів посадових осіб, дійсність відбитків штампів та печаток, якими скріплено документ, чим і підтверджує чинність документа на території держав-учасниць Гаазької Конвенції.

4. Що таке консульська легалізація?

Консульська легалізація – це процедура засвідчення офіційного документа, яка має на меті підтвердити дійсність документа для можливості його використання у іноземній країні (тобто відмінній від країни його видачі), у разі якщо ця країна не є учасницею Гаазької Конвенції .

Відмінність консульської легалізації від апостиля полягає у процедурі здійснення самої легалізації. Якщо проставлення апостилю передбачає накладення одного штампу з назвою Апостиль, то консульська легалізація – це проставлення декількох штампів на документі, які проставляються в обов’язковій послідовності у країні видачі документа та завершальним етапом є засвідчення документа консулом країни для якої готується цей документ.

5. Чи потрібно робити переклад документа та на якому етапі?

Перекладати документ потрібно завжди, якщо державна мова є різною у країні видачі документа та країні, де буде використовуватись документ.

У випадку здійснення легалізації документа шляхом проставлення апостилю, ми рекомендуємо робити переклад у країні, для якої проставляється апостиль. Це допоможе уникнути додаткових дій з легалізації самого перекладу, а також дозволить більш коректно перекласти документ, адже перекладати будуть перекладачі, які є носіями мови та краще знають вимоги до перекладу у своїй країні.

Якщо ж документ проходить повну легалізацію (консульську легалізацію), то він підлягає обов’язковому попередньому перекладу. Це зумовлено тим, що консул відповідної країни не може засвідчити документ, який не має перекладу, адже документ без перекладу може бути незрозумілим для нього.

6. Як відбувається переклад іноземного документа в Україні?

Іноземний документ, який необхідно офіційно пред’явити в тих чи інших державних органах України, повинен бути обов’язково легалізований і перекладений на державну мову (українську).

Офіційний переклад в Україні може здійснювати тільки перекладач, який має диплом державного зразка, що підтверджує його кваліфікацію як перекладача з певної мови. Для підтвердження достовірності перекладу та повноважень перекладача, який зробив переклад документа, такий переклад з підписом перекладача, обов’язково повинен завірити нотаріус. Нотаріус самостійно перевіряє кваліфікацію перекладача та достовірність його диплому і заносить у свою базу перекладачів. Тому, офіційний переклад документа можна зробити у того перекладача, який є у базі нотаріуса з яким він співпрацює.

7. Що робити, якщо потрібна довіреність для представника в Україні?

Довіреність дає можливість представляти ваші інтереси на території України тільки в тому випадку, якщо вона належним чином оформлена (засвідчена нотаріусом та легалізована) та текст довіреності відповідає вимогам та нормам українського законодавства.

Для оформлення довіреності за межами України, рекомендуємо дотримуватись такої послідовності дій*:

• Замовити розробку тексту (проекту) довіреності у юристів, який буде відповідати вашим потребам та цілям використання такої довіреності. Інколи текст довіреності доцільно отримати у конкретного нотаріуса, якщо довіреність призначена саме для здійснення певних нотаріальних дій у цього ж нотаріуса (наприклад, покупка квартири).
• Отриманий від українських юристів проект довіреності засвідчити у нотаріуса, в країні вашого перебування.
• Замовити проставлення апостиля на довіреності (в багатьох країнах, інформацію щодо цієї послуги надасть сам нотаріус, який засвідчує довіреність).
• Передати оригінал довіреності довіреній особі в Україну. В Україні довірена особа може представляти інтереси довірителя тільки у разі пред’явлення оригіналу довіреності, оформленої належним чином.
• Здійснити переклад на українську мову довіреності та апостиля у перекладача, повноваження якого засвідчує нотаріус. Цю завершальну дію може здійснити довірена особа в Україні, після отримання оригіналу довіреності.

Примітка: Найоптимальніший варіант розробки проекту довіреності – це двомовна довіреність, тобто зроблена одночасно на українській мові та мові країни перебування довірителя, таким чином можна уникнути проблем з відповідністю перекладу. Якщо іноземний нотаріус відмовляється завіряти двомовну довіреність, про що варто поцікавитись заздалегідь, то вважаємо, що тоді, буде доцільним в Україні здійснити переклад проекту довіреності на офіційну мову країни, де перебуває довіритель.

*Вказаний перелік дій підходить тільки, якщо обидві країни є країнами-учасницями Гаазької Конвенції

8. Що треба легалізувати: оригінал чи копію?

Ви можете легалізувати як оригінал, так і нотаріально посвідчену копію оригінала документа. Нотаріус своїм засвідченням копії документа підтверджує її відповідність оригіналу. Легалізований оригінал та легалізована нотаріально засвідчена копія матимуть однакову юридичну силу, в більшості випадків. Таким чином, можна уникнути втрати оригінала документа внаслідок його передачі стороннім людям чи неповернення з тих чи інших державних (недержавних) структур. Але, завжди варто поцікавитись чи за місцем призначення документа, приймуть копію, а не оригінал.

9. Оформлення довіреності в консульстві України як альтернатива легалізації.

Дипломатичні та консульські установи України можуть здійснювати нотаріальні дії, передбачені законодавством України, у країнах їх розташування. Тобто, нотаріальне засвідчення довіреності також можна зробити в консульстві України за місцем перебування особи.

Важливо зазначити, що консульський відділ з такими повноваженнями є у більшості країнах, але варто завчасно уточнити повноваження консульського відділу у країні перебування довірителя, якщо обрали такий шлях оформлення довіреності.

Оформлення довіреності у консульстві України, може значно скоротити час та її вартість. Особливо це відчувається при оформленні довіреності в країнах, які не належать до країн – учасниць Гаазької Конвенції та спрощена легалізація (проставлення апостиля) там не діє.

Консул приймає проект довіреності, складений на українській мові. Тому, завчасно складений текст довіреності юристами в Україні, максимально відповідатиме вимогам та потребам для подальшого використання цієї довіреності. Довіреність складена на українській мові та засвідчена консулом України, в подальшому не потребує перекладу та легалізації, що є хорошою альтернативою процедурі оформлення довіреності з подальшою її повною легалізацією.

10. Якщо документ видано в Україні, але пред’явити його необхідно за межами України.

Першочергово, необхідно знати у якій саме країні заплановано використовувати документ, який видали в Україні. Якщо ця країна входить до переліку країн – учасниць Гаазької конвенції, то на документ достатньо тільки проставити апостиль. Якщо країна не входить до цього переліку, то документ потребує повної легалізації. Також, зазначу, що не всі офіційні документи є можливість легалізувати. Не підлягають легалізації документи, які мають характер листування, копії паспортів чи трудових книжок, військових білетів, також на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України, на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Читайте також: